Mikä on KYB?
KYB eli Know Your Business on prosessi, jossa vahvistetaan liikekumppaneiden, toimittajien ja asiakkaiden henkilöllisyys, omistusrakenne ja oikeudellinen asema – sekä ennen liikesuhdetta että sen aikana.
KYB kehittyi osana laajempaa KYC-viitekehystä (Know Your Customer). KYC kattaa asiakkaan tuntemisvelvoitteen yleisesti ja koskee sekä yksityishenkilöitä että oikeushenkilöitä. KYB on tarkempi: se keskittyy nimenomaan oikeushenkilöihin. Keskeinen kysymys ei ole ainoastaan se, kuka henkilö on, vaan mitä yritys todella on, kuka sen omistaa ja kuka toimii sen puolesta.
KYB syntyi vastauksena selkeään sääntelypuutteeseen. Vuosikymmenten ajan yksityishenkilöiden henkilöllisyyttä tarkasteltiin tiukasti, kun taas yritykset toimivat paljon löyhempien vaatimusten alaisina. Tämän seurauksena oikeushenkilöistä tuli väline rahanpesun, terrorismin rahoituksen ja muun talousrikollisuuden peittämiseen. Euroopassa sääntelyviranomaiset korjasivat tämän puutteen neljännellä rahanpesudirektiivillä (AMLD4) vuonna 2017. Yhdysvalloissa FinCEN otti käyttöön KYB-säännöt asiakkaan tuntemisvelvoitteen vaatimusten kautta vuonna 2016.
Mitä KYB-prosessi sisältää
KYB ei ole kertasuoritus ennen sopimuksen allekirjoittamista. Se on sen sijaan jäsennelty prosessi, jossa on useita erillisiä osia.
Ensimmäinen vaihe on yrityksen henkilöllisyyden vahvistaminen. Tämä tarkoittaa sen varmistamista, että liikekumppani on rekisteröity oikeushenkilö ja että sen virallinen nimi, osoite ja rekisterinumero vastaavat virallisia yritysrekistereitä.
Toinen osa on tosiasiallisten edunsaajien (UBO) tunnistaminen – niiden henkilöiden, jotka tosiasiallisesti omistavat tai hallitsevat yritystä. Omistus kulkee usein useiden oikeushenkilöiden kerrosten kautta. Tämän vuoksi tämä on yksi prosessin monimutkaisimmista osista.
Kolmas osa on riskiarviointi. Tämä tarkoittaa liikekumppanin tarkistamista pakotelistoilta, poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden (PEP) tietokannoista ja kielteisistä medialähteistä.
Neljäs osa – ja usein kaikkein eniten huomiotta jätetty – on jatkuva seuranta. Yritykset muuttuvat ajan myötä. Omistusrakenteet muuttuvat, osoitteet vaihtuvat ja oikeudellinen asema voi muuttua. Siksi kumppani, joka läpäisi vahvistuksen vuosi sitten, voi olla tänään eri tilanteessa.
Keskeinen käytännön haaste: pirstoutunut data
Suurin este KYB:ssä ei ole halukkuus vahvistaa kumppaneita. Se on pikemminkin datan pirstoutuminen maailmanlaajuisessa liiketoimintaympäristössä.
Jokaisella maalla on oma yritysrekisterinsä, oma dataformaattinsa, oma kielensä ja omat vahvistussääntönsä. Lisäksi sama yrityksen nimi voi näkyä eri tavalla riippuen siitä, mitä lähdettä käytät. Eri lainkäyttöalueet soveltavat myös erilaisia kynnysarvoja: yksi voi määritellä tosiasiallisen edunsaajan henkilöksi, joka omistaa yli 25 % yrityksestä, kun taas toinen käyttää 10 %:n kynnysarvoa.
Järjestelmät, jotka tunnistavat liikekumppanit automaattisesti, tarvitsevat yhden, maailmanlaajuisesti tunnustetun tunnisteen. Ilman sitä virheet, kaksoiskappaleet ja datapuutteet ovat väistämättömiä.
Miten LEI-koodi tukee KYB-prosessia
LEI-koodi on 20-merkkinen aakkosnumeerinen tunniste, joka yksilöi jokaisen oikeushenkilön. Se yhdistyy vahvistettuun viitetietoon, mukaan lukien oikeushenkilön virallinen nimi, rekisteröity osoite ja omistusrakenne. Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) ylläpitää tätä dataa maailmanlaajuisesti varmistaen, että se pysyy julkisena, koneluettavana ja standardoituna.
GLEIF kuvaa LEI-järjestelmää työkaluksi, joka tukee älykkäämpiä, vähemmän kalliita ja luotettavampia päätöksiä siitä, kenen kanssa tehdä liiketoimintaa. Se parantaa myös datan laatua asiakkaiden perehdytyksessä, KYC/KYB-työnkuluissa ja rajat ylittävässä toimitusketjun hallinnassa.
Erityisesti KYB:ssä voimassa oleva LEI tarkoittaa, että yritys yhdistyy vahvistettuun henkilöllisyystietoon. Järjestelmät voivat hakea tämän datan automaattisesti GLEIF:n maailmanlaajuisesta LEI-indeksistä, mikä poistaa tarpeen hitaille ja virhealttiille manuaalisille tarkistuksille.
Lisäksi LEI Level 2 -data sisältää omistusrakennetietoja, jotka kattavat suorat ja lopulliset emoyhtiöt. Tämä tukee suoraan tosiasiallisten edunsaajien tunnistamista. Sama tarve jäsennellylle henkilöllisyystiedolle rajat ylittävissä liiketoimissa on myös FATF:n matkustussäännön taustalla, jota käsittelemme erillisessä artikkelissa.
Jatkuva seuranta ja LEI:n voimassaolo
LEI-järjestelmä sisältää vuosittaisen uusimisvaatimuksen, ja tämä tekee siitä erityisen hyödyllisen jatkuvaan KYB-seurantaan. GLEIF:n sääntöjen mukaan LEI on uusittava ja oikeushenkilön tiedot vahvistettava vuosittain. Siksi voimassa oleva LEI on merkki siitä, että data on ajantasaista. Vanhentunut LEI puolestaan on merkki siitä, että tietuetta ei ole päivitetty – mikä on itsessään riskiindikaattori missä tahansa KYB-prosessissa.
Tämä tekee LEI-statuksen integroinnista helppoa jatkuviin seurantatyönkulkuihin.
KYB, LEI ja tekoäly
Nykyaikaiset KYB-ratkaisut käyttävät yhä enemmän tekoälyyn perustuvaa automaatiota. Tekoälytyökalut voivat käsitellä rekisteritarkistuksia, tosiasiallisten edunsaajien tunnistamista ja pakoteseulontaa laajassa mittakaavassa. Niiden tehokkuus riippuu kuitenkin suoraan syöttödatan laadusta.
Tekstipohjainen yrityksen nimi ei ole luotettava tunniste koneelle. LEI-koodi on. Kun järjestelmä käyttää LEI:tä liikekumppanin tunnistamiseen, se hakee kaikki siihen liittyvät tiedot GLEIF:n tietokannasta automaattisesti ilman manuaalista toimenpidettä. Tarkastelemme tätä yhteyttä tarkemmin artikkelissamme siitä, miksi tekoäly tarvitsee luotettavan yritysidentiteetin.
Tämän seurauksena yritykset, joilla on voimassa oleva LEI, ovat selkeämmin tunnistettavissa ja helpommin integroitavissa automaattisiin KYB-järjestelmiin.
Kuka tarvitsee KYB:tä
KYB on sääntelyvaatimus rahoituslaitoksille, maksupalveluntarjoajille ja muille säännellyille toimijoille. Viitekehykset, kuten MiFID II, EMIR ja DORA, edellyttävät kaikki vahvistettuja henkilöllisyystietoja vastapuolista.
Säänneltyjen alojen ulkopuolella KYB on kuitenkin tulossa laajemmin vakiokäytännöksi. Yritykset, jotka hallinnoivat suuria toimittajaverkostoja, toimivat rajat ylittävässä kaupassa tai käyttävät yrityksiä yhdistäviä alustoja, soveltavat yhä useammin KYB:tä osana tavanomaista riskienhallintaansa.
Käytännön askel
Jos organisaationne on mukana rajat ylittävissä liiketoimissa, toimittajien hallinnassa, rahoitusmarkkinoilla tai millä tahansa säännellyllä alalla, on järkevää pitää LEI-koodisi voimassa ja ajan tasalla.
Voimassa oleva LEI tekee yrityksestänne selkeämmin tunnistettavan KYB-prosesseissa. Se myös vähentää kitkaa kumppaneiden perehdytyksessä ja tukee integrointia järjestelmiin, jotka perustuvat LEI-pohjaiseen tunnistamiseen.
Voit rekisteröidä LEI:n tai uusia olemassa olevan LEI:si vain muutamassa minuutissa.